บทความเจาะลึกการบริหารทรัพยากรบุคคล สไตล์ Japanese Corporateตอนนี้ เป็นเรื่องทฤษฎีการบริหารพนักงานขององค์กรญี่ปุ่น ซึ่งจะกล่าวถึงทฤษฎี X,Y,Z ซึ่งเป็นหนึ่งในหลักการสำคัญ 5 อย่างของการพัฒนาทรัพยากรบุคคลแบบญี่ปุ่นเพื่อให้สามารถทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งได้แก่ การปลูกฝังการทำงานเป็นทีม ในการบริหารพนักงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ แนวทางจัดการแบบ Japanese Management และทฤษฎี X,Y,Z ในการบริหารพนักงาน

ทฤษฎี X, Y, Z ในการบริหารพนักงาน

ทฤษฎี X,Y คืออะไร : ทฤษฎี X และทฤษฎี Y แต่เดิมเป็นของ Douglas Mcgregor นักวิชาการศาสตร์การบริหารชาวสหรัฐ โดยแบ่งความคิดเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็น 2 ขั้ว ได้แก่

ทฤษฎี X ในภาพรวมจะเน้นว่า ธรรมชาติของมนุษย์นั้นนิสัยไม่ดี ขี้เกียจทำงาน มนุษย์จะพยายามหลีกเลี่ยงไม่ทำงานอยู่เสมอถ้ามีจังหวะให้หลีกเลี่ยงได้ นอกจากนี้ มนุษย์ยังหลีกเลี่ยงต่อความรับผิดชอบใด ๆ อีกด้วย ทำให้มนุษย์พยายามจะหนีจากความรับผิดชอบทั้งปวงเมื่อไรก็ตามที่โอกาสอำนวยให้หนีได้ ผู้บริหารที่เชื่อในทฤษฎี X ก็จะเชื่อว่า การบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นต้อง “บังคับ” คือ บังคับให้ทำงาน มีการควบคุมทุกกระเบียดนิ้ว มีการข่มขู่ มีการลงโทษเช่นตัดเงินเดือนหรือลงโทษในรูปแบบอื่น สไตล์การบริหารจึงจะเป็นแบบ ให้เงิน ตัดเงิน บังคับ ควบคุม ลงโทษ เน้นการใช้อำนาจแบบเบ็ดเสร็จเพื่อควบคุมให้ลูกน้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

ในขณะที่ทฤษฎี Y จะตรงกันข้ามกับทฤษฎี X ทั้งหมด เพราะทฤษฎี Y จะเชื่อว่า ธรรมชาติของมนุษย์นั้นดีงามและต้องการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา เพียงแต่ต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมเท่านั้น หากอยู่ภายใต้สภาพแวดล้อมที่เหมาะสมแล้ว มนุษย์จะสามารถพัฒนาตัวเองอยู่สม่ำเสมอ สามารถสร้างผลงานในการทำงาน สามารถมีความขยันขันแข็ง รับผิดชอบต่องาน และสร้างผลงานให้บรรลุเป้าหมายได้ ผู้บริหารที่ยึดแนวทางในทฤษฎี Y ก็จะเชื่อว่า การบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นต้อง “สร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมต่อการพัฒนาตัวเอง” ให้กับพนักงาน คือหลีกเลี่ยงการลงโทษที่มากเกินความจำเป็น หลีกเลี่ยงการบังคับ ข่มขู่ หลีกเลี่ยงการใช้อำนาจมากเกินความจำเป็น แต่จะแบ่งปันเป้าหมายขององค์กรหรือของแผนกให้กับพนักงานได้รับรู้ร่วมกัน ให้โอกาสพนักงานได้แสดงความคิดเห็น ให้โอกาสพนักงานได้มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ในการทำงาน แล้วพนักงานจะมีแรงบันดาลใจในการพัฒนาตัวเองเพื่อสร้างผลงานดี ๆ ให้กับองค์กร และเรียนรู้ที่จะรับผิดชอบหน้าที่ของตัวเองโดยที่ไม่ต้องบังคับหรือขู่เข็ญ

จึงสรุปง่าย ๆ ว่าทฤษฎี X “ไม่เชื่อใจมนุษย์” ส่วนทฤษฎี Y คือ “เชื่อใจมนุษย์” นั่นเอง แต่ทั้งทฤษฎี X และทฤษฎี Y ต่างก็มีความสุดโต่งไปคนละขั้ว องค์กรญี่ปุ่นส่วนใหญ่จึงไม่ได้ใช้ X หรือ Y ล้วน ๆ อย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ใช้แบบผสม ซึ่งแบบผสมแนวญี่ปุ่นนี้ อธิบายให้เข้าใจง่ายด้วย ทฤษฎี Z

ที่มาของทฤษฎี Z

William G. Ouchi ศาสตราจารย์ทางด้านบริหารธุรกิจซึ่งเป็นชาวฮาวาย-อเมริกัน ที่มีเชื้อสายญี่ปุ่น เป็นผู้คิดพัฒนาแนวคิดทฤษฎี Z ขึ้น โดย Ouchi ผนวกระหว่างแนวการบริหารแบบอเมริกันและแบบญี่ปุ่น (แบบเก่า) เข้าด้วยกัน

แนวคิดการบริหารแบบอเมริกันคือเน้น Specialist (คล้ายเมืองไทย เช่น จบคณะอะไรมา ก็มักจะทำงานวิชาชีพนั้น) พนักงานมักมีความรู้เพียงเฉพาะด้าน มีการเปลี่ยนงานบ่อยเพื่อเพิ่มเงินเดือนและเพิ่มโปรไฟล์ มีการเลื่อนตำแหน่งในเวลาไม่นานนัก แบ่งแยกงานและเรื่องส่วนตัวออกจากกันชัดเจน การตัดสินใจของบริษัทจะทำโดยกลุ่มผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น พนักงานมีหน้าที่แค่รับผิดชอบงานของตัวเองก็พอ

ในขณะที่แนวคิดการบริหารแบบญี่ปุ่นแบบเก่านั้นจะเน้น Generalist ไม่เน้นว่าจะต้องได้ทำงานตรงตามคณะที่จบมา เพราะเน้นจ้างคนที่มี Potential ที่จะเติบโตในอนาคตมากกว่า จะไม่ดูแค่ว่าปัจจุบันใครเก่งหรือมีความสามารถอะไร แต่จะดูว่าพนักงานคนนั้นมีทัศนคติที่น่าจะเรียนรู้สิ่งใหม่และเติบโตไปมากเพียงใดมากกว่า เน้นสร้างพนักงานที่เป็นเป็ดทำงานได้ทุกตำแหน่ง การเปลี่ยนงานแม้จะมีบ้างแต่ก็ไม่นิยมนักเพราะยังให้คุณค่ากับการทำงานบริษัทเดิมตลอดชีวิต ใครที่เปลี่ยนงานเกิน 2-3 ครั้งจะหางานทำลำบากมากเพราะไม่มีใครอยากจ้าง ระบบญี่ปุ่นมีการเลื่อนตำแหน่งช้ามาก บางแห่งใช้เวลา 8-10 ปีถึงจะเริ่มได้เลื่อนตำแหน่ง ไม่มีการแยกเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวออกจากกันชัดเจนนัก คือเวลางานและเวลาส่วนตัวปนกันไปหมด การตัดสินใจของบริษัทจะเปิดโอกาสให้พนักงานทุกระดับมีส่วนร่วม พนักงานไม่เพียงรับผิดชอบงานของตัวเอง แต่ต้องมีการร่วมตัดสินใจสำคัญ ๆ ของบริษัทด้วย เป็นลักษณะที่พนักงานทุกคนทุกระดับตัดสินใจร่วมกันและรับผิดชอบร่วมกัน

William G. Ouchi เห็นว่าในโลกการบริหารยุคใหม่ไม่ควรใช้แบบอเมริกันสุดโต่ง หรือ ญี่ปุ่นแบบเก่ามากจนเกินไป จึงได้พัฒนาทฤษฎี Z นี้ขึ้นมา

ใจความหลักของทฤษฎี Z คือ เอาข้อดีของทั้งแบบอเมริกันและแบบญี่ปุ่นเก่ามารวมกัน

1. เน้นการจ้างงานตลอดชีพแบบญี่ปุ่น

2. รับผิดชอบงานเฉพาะส่วนบุคคลในหน้าที่ตัวเองแบบอเมริกัน

3. การตัดสินใจสำคัญ ๆ และการประเมินผลงาน ให้ทุกคนมีส่วนร่วมกันทำเป็นทีมแบบญี่ปุ่น

4. เลื่อนตำแหน่งช้ากว่าอเมริกัน แต่เร็วกว่าแบบญี่ปุ่นเก่า อยู่ที่ประมาณ 3-5 ปีจะได้เลื่อนตำแหน่ง

5. เน้นทั้งความเป็น Generalist และเน้นทั้ง Specialist คือให้พนักงานเรียนรู้งานใหม่ ๆ ในแผนกใหม่ ๆ อยู่เสมอแบบญี่ปุ่นเก่า แต่ก็ไม่ลืมที่จะจัดอบรมความรู้อย่างต่อเนื่องเพื่อให้พนักงานมีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางลึกซึ้งแบบอเมริกัน

6. ในด้านมนุษย์สัมพันธ์ในองค์กร จะไม่ได้แยกงานและส่วนตัวออกจากกันเด็ดขาดเหมือนอเมริกัน แต่ก็ไม่ได้ผสมกันไปหมดและมีระดับอาวุโสแบบญี่ปุ่นเก่า คือจะเป็นลักษณะว่า พนักงานมีความสัมพันธ์อันดีต่อกันพอสมควรไม่ถึงกับแยกงานและส่วนตัว แต่ว่าพนักงานก็มีอิสระของตัวเองในการแสดงความคิดเห็นโดยที่ไม่ได้ผูกมัดกับค่านิยมเรื่องอาวุโสหรือสัมพันธภาพที่ผูกมัดแบบญี่ปุ่นเก่า

อย่างไรก็ตาม การบริหารแบบอเมริกัน กับ แบบญี่ปุ่นเก่า ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงว่า บริษัทอเมริกันจะต้องใช้แบบอเมริกัน หรือบริษัทญี่ปุ่นจะต้องใช้แบบญี่ปุ่น แต่เป็นเพียงคำคุณศัพท์แสดงลักษณะการบริหารเท่านั้น บริษัทอเมริกันอาจใช้ระบบญี่ปุ่นก็ได้ หรือ บริษัทญี่ปุ่นอาจใช้ระบบอเมริกันก็ได้

บริษัทญี่ปุ่นจำนวนมากในปัจจุบัน จึงใช้ผสมกันระหว่างทฤษฎี X-Y ของ Mcgregor และทฤษฎี Z ของ Ouchi ที่ผสมระหว่างแนวอเมริกันและแนวญี่ปุ่นเก่า ทำให้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรญี่ปุ่นแบบใหม่ที่ปรับใช้แนวทางบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบยืดหยุ่นไปตามลักษณะของพนักงานแต่ละคนและแต่ละระดับ รวมทั้งปรับไปตามวัฒนธรรมท้องถิ่นแต่ละชาติที่องค์กรญี่ปุ่นขยายตัวไปในแต่ละประเทศนั่นเอง

บทความโดย : วีรยุทธ พจน์เสถียรกุล ผู้เชี่ยวชาญด้านพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรธุรกิจระหว่างประเทศ อาจารย์สมาคมนักเรียนเก่าญี่ปุ่น ล่าม และวิทยากรหลายสถาบัน