การมีระบบ payroll มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการในองค์กร เนื่องจากช่วยให้การจ่ายเงินเดือนมีความถูกต้อง แม่นยำ ตรงเวลา และเป็นเรื่องที่ง่ายมากยิ่งขึ้น ช่วยลดภาระงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประหยัดเวลา และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการคำนวณเงินเดือนในแบบวิถีเดิม ๆ

Payroll คืออะไร?

ระบบบัญชีเงินเดือนหรือ payroll คือ ระบบการจัดการค่าตอบแทนของพนักงานในองค์กร ซึ่งครอบคลุมทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ และจ่ายเงินให้กับพนักงาน ระบบนี้ไม่เพียงแต่จัดการเรื่องเงินเดือนพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการคำนวณค่าล่วงเวลา โบนัส สวัสดิการต่าง ๆ ตลอดจนการหักภาษี เงินประกันสังคม และรายการหักอื่นๆ ตามกฎหมาย นอกจากนี้ ระบบ payroll ยังช่วยในการจัดการข้อมูลพนักงาน การบันทึกเวลาทำงาน และการสร้างรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

องค์ประกอบของระบบเงินเดือน

องค์ประกอบของ payroll หรือระบบเงินเดือนหลัก ๆ ที่โปรแกรม Payroll ส่วนใหญ่ต้องมี ประกอบไปด้วย ระบบบันทึกเวลาการทำงานกับระบบคำนวณและจ่ายเงินเดือน

ระบบบันทึกเวลาการทำงาน

ระบบ payroll จะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวลาเข้า - ออกงาน ชั่วโมงการทำงาน การทำงานล่วงเวลา และการลาประเภทต่าง ๆ โดยอาจใช้เทคโนโลยีหลากหลายรูปแบบ เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ บัตรพนักงาน หรือแอปพลิเคชันมือถือ และข้อมูลที่ได้จะถูกนำไปใช้ในการคำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา รวมถึงการหักเงินกรณีขาดงานหรือมาสาย

ระบบคำนวณและจ่ายเงินเดือน

ระบบ payroll คำนวณค่าตอบแทนของพนักงาน โดยการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น ระบบบันทึกเวลา อัตราค่าจ้าง และนโยบายค่าตอบแทนของบริษัท เพื่อคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และสวัสดิการต่าง ๆ นอกจากนี้ ยังทำการหักภาษี ประกันสังคม รวมถึงรายการหักอื่น ๆ ตามกฎหมาย และข้อกำหนดของบริษัท โดยหลังจากการคำนวณเสร็จสิ้น ระบบจะดำเนินการจ่ายเงินผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของพนักงาน

ประเภทของ Payroll

ระบบเงินเดือนหรือ payroll สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ โดยแต่ละประเภทมีความแตกต่างกัน ควรพิจารณาจากขนาดขององค์กร ความซับซ้อนของโครงสร้างเงินเดือน และทรัพยากรที่มีอยู่

1. ระบบ payroll แบบออฟไลน์ หรือระบบที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการควบคุมข้อมูลภายในองค์กรเอง
2. ระบบ payroll แบบออนไลน์ หรือระบบที่ทำงานผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์หรือคลาวด์ ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่น และประสิทธิภาพสูง รองรับการอัปเดตกฎหมายและฟีเจอร์ใหม่ๆ อัตโนมัติ

หน้าที่และขอบเขตของงาน Payroll

นอกจากวางแผนการท่องเที่ยวแล้ว การวางแผนการเงินก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรตั้งงบค่าใช้จ่าย เพื่อป้องกันการใช้เงินบานปลาย หากมีคำถามว่า เที่ยวญี่ปุ่นใช้เงินเท่าไหร่ ? งบเท่าไหร่ดี ? หน้าที่ของ Payroll แบ่งได้สามประเภทหลัก ๆ คือ การคำนวณเงินเดือน การจัดการภาษีและประกันสังคม และการจัดทำเอกสารรายงาน โดยแต่ละประเภทมีขอบเขตงานดังต่อไปนี้

การคำนวณเงินเดือน

หน้าที่หลักของ Payroll คือ การคำนวณเงินเดือน และค่าตอบแทนต่างๆ ให้กับพนักงาน โดยมีขอบเขตดังนี้

• คำนวณเงินเดือนพื้นฐานตามอัตราที่กำหนด
• คำนวณค่าล่วงเวลา (OT) ตามชั่วโมงการทำงานจริง
• คำนวณโบนัส 
• คำนวณค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเดินทาง และสวัสดิการอื่นๆ
• หักเงินตามรายการต่าง ๆ เช่น การขาดงาน การลาที่ไม่ได้รับค่าจ้าง

การจัดการภาษีและประกันสังคม

นอกจากการคำนวณรายได้ Payroll ยังต้องจัดการเรื่องภาษี และประกันสังคม ไม่ว่าจะเป็น

• คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่ต้องหักจากเงินเดือนพนักงาน
• คำนวณเงินประกันสังคมส่วนของพนักงานและนายจ้าง
• จัดทำรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) เพื่อนำส่งกรมสรรพากร
• จัดทำรายงานเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10) เพื่อนำส่งสำนักงานประกันสังคม

การจัดทำเอกสาร และรายงาน

Payroll มีหน้าที่จัดทำเอกสาร และรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน เช่น

• จัดทำสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน
• จัดทำรายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนประจำเดือน
• จัดทำรายงานภาษีประจำปี (ภ.ง.ด.91)
• จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
• จัดทำรายงาน เพื่อการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

ความสำคัญของระบบ Payroll ต่อองค์กร

ระบบ Payroll มีความสำคัญต่อองค์กรในหลาย ๆ ด้าน ได้แก่

ประโยชน์ต่อฝ่ายบริหาร

• ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความแม่นยำ เนื่องจากระบบ payroll ช่วยคำนวณเงินเดือน ภาษี และสวัสดิการต่าง ๆ แบบอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณแบบ manual
• ประหยัดเวลา และทรัพยากร ด้วยการคำนวณแบบอัตโนมัติ ระบบ payroll จึงช่วยย่นระยะเวลาในการทำงานให้สั้นลง เหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง 
• ข้อมูลมีประโยชน์ต่อการวางแผนงบประมาณ และการบริหารต้นทุน
• รองรับการขยายตัว เหมาะสำหรับองค์กรที่เติบโตเร็ว รองรับจำนวนพนักงานได้มาก

ประโยชน์ต่อฝ่ายพนักงาน

• มีความโปร่งใส เนื่องจากสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือน ดูรายละเอียดการหักภาษี และสวัสดิการผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา
• ได้รับเงินตรงเวลา โดยระบบ payroll จ่ายเงินอัตโนมัติผ่านธนาคาร ลดปัญหาการจ่ายล่าช้า

การปฏิบัติตามกฎหมาย

• จัดทำเอกสาร ภ.ง.ด.1, สปส.1-10 และหนังสือรับรองภาษี (50 ทวิ) ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
• คำนวณเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และค่าล่วงเวลาตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงานอย่างถูกต้อง
• บันทึกข้อมูลเงินเดือนและเวลาทำงานย้อนหลังได้ 3 ปี ตามข้อกำหนดกฎหมาย

ระบบ Payroll ที่นิยมใช้

ระบบ Manual vs Automated

• ระบบ Manual Payroll เป็นการจัดการเงินเดือนแบบดั้งเดิมที่ใช้การคำนวณด้วยมือหรือใช้โปรแกรม spreadsheet พื้นฐาน แม้จะมีข้อดี คือ ต้นทุนเริ่มต้นต่ำ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่มากแต่ใช้เวลานานในการประมวลผล โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานจำนวนมาก รวมถึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคำนวณสูง
• ระบบ Automated Payroll ใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางในการจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือนทั้งหมดจึงช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผล ลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณ และสามารถอัปเดตกฎหมายภาษีและแรงงานอัตโนมัติ อีกทั้งยังมีระบบรายงาน และวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อีกด้วย แต่อาจมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงกว่าระบบ Manual

ระบบ Payroll เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคลยุคใหม่ ครอบคลุมตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน จัดการภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการจัดทำรายงานต่าง ๆ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลาอย่างมาก วางใจให้ SCB Payroll ระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานที่สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย อีกทั้งยังฟรีค่าธรรมเนียม ช่วยดูแลองค์กรของคุณ

แหล่งอ้างอิง:

SCB Payroll Solution จากธนาคารไทยพาณิชย์