ทุกคนต้องเคยเจอปัญหาโลกแตก ในการพยายามจัดระเบียบชีวิตส่วนตัวและการทำงานที่พันกันอย่างยุ่งเหยิง ด้วยความที่เราแยกแยะไม่ออก เพราะเห็นทุกเรื่องสำคัญเหมือนกันหมด ทั้งที่คนเราไม่สามารถทำทุกอย่างทั้งหมดในเวลาเดียวกันไดั แต่อย่าเพิ่งเครียดไป ลองปลดล็อกความยุ่งเหยิงเหล่านี้สักหน่อยด้วยการใช้ Timeboxing มาเป็นตัวช่วยกันเถอะ

1. Timeboxing ตัวช่วยระเบียบชีวิต

เราต่างมีกิจกรรมชีวิตเรียงเป็นหน้ากระดานในแต่ละวัน และหลายคนเลือกทำสิ่งที่ง่ายก่อน แต่ปล่อยเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนไว้ท้ายแถว และยังไม่มีการกำหนดเวลาให้แน่ชัด Timeboxing จะมาช่วยบริหารเวลาโดยมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ด้วยการเรียงลำดับความสำคัญ ระบุสิ่งที่ต้องทำและระยะเวลาอย่างละเอียด เพื่อตั้งเดดไลน์งานต่างๆ ไว้ชัดเจน เลี่ยงการกระทบกับงานหรือกิจกรรมอื่น

2. ทำได้ทุกเพศทุกวัย

ไม่ว่าจะวัยเรียนที่นำมากำหนดตารางเรียน ทำรายงาน กิจกรรมเสริม และยิ่งมีประโยชน์มากกับวัยผู้ใหญ่เพราะจะช่วยจัดการชีวิตส่วนตัว ครอบครัว และงาน ให้ลงล็อก โดยเริ่มกำหนดเรื่องที่สำคัญก่อน เป็นรายวัน รายสัปดาห์ ย่อยงานใหญ่ให้เป็นงานย่อยๆ พร้อมกำหนดเวลาให้สำเร็จ โดยเว้นระยะบ้างเผื่อมีเหตุการณ์ด่วนเข้ามาแทรก

3. จัด 4 แนวทางแยกเรื่อง ‘สำคัญ’ กับ ‘ด่วน’

• “สำคัญและเร่งด่วน” คือสิ่งที่ต้องทำทันที ไม่เช่นนั้นมีปัญหาตามมาแน่ และจะมีความกดดันสูง ต้องพยายามลดงานสัดส่วนนี้ลง เช่น งานที่ต้องส่งลูกค้า เพราะถ้ามีงานประเภทนี้สุมกองโตมากขึ้น จะบ่งบอกถึงการบริหารเวลาที่ไม่ดีเอามากๆ

• “สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน” เป็นงานที่สำคัญเหมือนข้อแรก แต่ยังพอมีเวลาให้บริหารจัดการ ต้องตั้งกรอบระยะเวลาไว้ให้ชัด เพราะไม่เช่นนั้นจะพัฒนาการกลายเป็นงานที่ต้องรีบทำในอนาคต คนที่ประสบความสำเร็จมักจะมีกิจกรรมในส่วนนี้มากกว่าส่วนอื่นๆ เพราะถือว่ามีการบริหารจัดการที่ดี

• “ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน” คนส่วนใหญ่มักเสียเวลากับส่วนนี้เป็นหลัก และทำเหมือนยุ่งอยู่ตลอด สามารถลดปริมาณงานนี้ลงได้ หรือให้คนอื่นทำแทนได้ เช่น การประชุมที่ไม่สำคัญหรือหัวข้อซับซ้อนมาก หรือ การตอบอีเมล์ทั่วไป

• “ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน” เป็นส่วนที่ทำให้เสียเวลา ควรลด หรือตัดออกออกไปให้มากที่สุด ถ้าเป็นการทำงานรายวันก็ต้องจัดไว้ที่ลำดับท้ายๆ ของวันไปเลย เช่น การปาร์ตี้ประจำเดือนกับเพื่อนๆ

4. ทำให้รู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้

Timeboxing ปักหมุดสถานะเรื่องที่จะทำชัดเจน เห็นจากบันทึกว่าอะไรคือสิ่งที่ทำเสร็จ ซึ่งทางจิตวิทยาถือเป็นเรื่องที่สร้างความสุขมาก เพราะตัวเองควบคุมสถานการณ์ได้ และมีกำลังใจที่จะไปผลิตงานหรือทำสิ่งอื่นได้มากขึ้น แตกต่างจากเมื่อก่อนที่จับงานชิ้นหนึ่งแล้วขยายเวลาออกไปเรื่อยๆ แบบไม่รู้ว่าจะสิ้นสุดอยู่ตรงไหน

5. ทีมเวิร์กดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

ยิ่งถ้าทุกคนในทีมเดียวกันสามารถจัดระเบียบความสำคัญและเร่งด่วนแบบนี้ได้ จะทำให้มีการสื่อสารที่ชัดเจน การทำงานในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เริ่มจากเมื่อตัวเองมีความชัดเจนแล้ว การจะประสานงานกับผู้อื่นก็จะเป็นระบบมากขึ้น เพราะเรารู้ว่างานประเภทไหนควรเป็นของใคร หรือต้องการความช่วยเหลือจากใคร

6. เครื่องมือช่วยทบทวนตัวเองได้

เพราะสามารถกลับมาดูได้ว่าวันนั้นหรือสัปดาห์นั้นทำอะไรไปบ้าง มีอะไรสำเร็จตามที่วางแผนบ้าง เพื่อนำมาปรับวิธีการแบ่งงานตามสำคัญและด่วนได้คมชัดขึ้น และยังช่วยเพิ่มแรงกระตุ้นสร้างกำลังใจทำงานชิ้นต่อไปด้วย

7. คุณภาพชีวิตดีขึ้น

เมื่อจัดลำดับสิ่งที่ต้องทำและควรทำได้ ความกังวลหรือความเครียดย่อมน้อยลง การจัดสรรเวลาลงตัวมากขึ้น ทั้งเรื่องส่วนตัว ครอบครัว และการงานที่ไม่โรมรันพันตูจนปวดหัวเหมือนเมื่อก่อน แถมยังมีเวลาว่างที่เป็นสัดเป็นส่วนมากขึ้น สามารถแบ่งไปทำในสิ่งที่ชอบที่รัก มีเวลาให้กับคนรักและครอบครัวมากขึ้น โดยรวมจึงจะส่งผลให้คุณภาพชีวิตตัวเองดีขึ้น

เมื่อก่อน เราอาจจะแยกไม่ออกระหว่างคำว่าไม่มีวินัยหรือไม่มีเวลา แต่น่าจะเห็นแล้วว่า Timeboxing เข้ามาช่วยจัดสรรชีวิตให้ชีวิตเราราบรื่นได้มากขึ้นจริงๆ โดยเฉพาะการลงทุนสร้างความมั่นคงให้ตัวเราและครอบครัวเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ซึ่งแอป SCB EASY ที่หลายคนมีไว้ใช้เก็บเงิน โอนเงิน จ่ายบิล ก็สามารถใช้ในการลงทุนได้ มีทั้งกองทุนรวม พันธบัตร หุ้นกู้ และสินทรัพย์ทางเลือกอื่นๆ ให้เลือกลงทุน สะดวก ง่าย ครบในที่เดียว

ที่มา
https://bluebik.com/blogs/3208?fbclid=IwAR3UqMwaoX_V_VYimdMzpsA6bnL-hzX_dtyuowJbFp-rFVAh1s153hAabvI
https://www.finspace.co/timeboxing/
https://www.welovebookpacker.com/time-boxing/
https://learninghubthailand.com/timeboxingtools/
https://shortrecap.co/thinking/ชีวิตคุณจะเป็นระเบียบ